Przegląd programów komputerowych dostępnych w Internecie, przydatnych w pracy społecznej i działalności gospodarczej

Marcin Skonieczka

Źródło: www.witrynawiejska.org.pl

Komputery wyposażone w odpowiednie oprogramowanie mogą usprawniać wiele obszarów funkcjonowania organizacji społecznej i przedsiębiorstwa. Mogą to być między innymi, takie obszary jak: komunikacja, promocja, tworzenie różnego rodzaju pism i dokumentów, czy też księgowość. Dzięki ruchowi na rzecz wolnego oprogramowania, w Internecie można znaleźć wiele użytecznych aplikacji, które są dostępne całkowicie za darmo. Przed instalacją zwrócić należy jednak uwagę na jakich zasadach jest ono udostępnianie i czy może być wykorzystywane do celów komercyjnych.

Podstawowe narzędzia komunikacji

Zastosowanie komputerów, a szczególnie Internetu daje niespotykane wcześniej możliwości komunikacji. Najpopularniejszymi jej formami w Internecie są strony www i poczta elektroniczna.  Do korzystania z zasobów globalnej sieci wystarczy dowolny komputer z dostępem do Internetu i z przeglądarką internetową. Standardowo w systemie Windows zainstalowany jest program Internet Explorer. Od niedawan dostępna jest siódma wersja tej najpopularniejszej przeglądarki na świecie. Możemy jednak skorzystać z innych programów, które często są szybsze i proponuję ciekawe rozwiązania. Warto wypróbować bezpłatne przeglądarki Opera (http://www.operapl.net) oraz Firefox (www.mozilla-europe.org/pl/products/firefox/ ) i wybrać tą, która najbardziej nam odpowiada.

Aby móc wysyłać i odbierać e-maile niezbędne jest posiadanie własnej skrzynki pocztowej. Możemy ją założyć bezpłatnie między innymi na portalach www.wp.pl, www.onet.pl, www.interia.pl czy też www.tlen.pl. Usługę taką oferuje również popularna przeglądarka www.google.pl. Pod adresem mail.google.pl możemy założyć konto, które przyda nam się również do innych czynności opisanych w dalszej części artykułu. Po założeniu skrzynki mamy dwie podstawowe metody sprawdzanie poczty. Możemy logować się na naszej skrzynce poprzez strony www. Możemy wtedy otrzymywać i wysyłać e-maile z dowolnego komputera na świecie. Bezpłatne konta są tak duże, że nie musimy kasować otrzymanej i wysyłanej poczty. Mamy więc dostęp do naszych wiadomości zawsze i wszędzie. Innym rozwiązaniem jest wykorzystanie klienta poczty. Jeśli używamy systemu Windows standardowo zainstalowany jest na nim program Outlook Express. W Internecie dostępną są również alternatywne programy, takie jak Mozilla Thunderbird (www.thunderbird.pl ) czy The Bat! (www.thebat.pl ). To rozwiązanie jest zalecane jeśli pocztę odbieramy na jednym komputerze. Program sam łączy się z naszą skrzynką pocztową i informuje nas o nowych wiadomościach. Możliwe jest także jednym kliknięciem myszy sprawdzenie poczty na dowolnej ilości kont. To rozwiązanie charakteryzuję się również większymi możliwościami sortowania i porządkowania naszych e-maili.

Inną funkcjonalność oferują komunikatory internetowe. Na świecie najbardziej popularne są Windows Live Messenger (messenger.live.com ), Yahoo! Messenger (messenger.yahoo.com ) czy też ICQ (www.icq.com ). W Polsce jednak przyjęły się inne rozwiązania. W naszym kraju króluje gadu-gadu (www.gadu-gadu.pl) i Tlen (www.tlen.pl ).  Po zainstalowaniu Gadu-gadu musimy się zarejestrować. Otrzymujemy numer, którym posługujemy się podając go innym osobom. Coraz częściej spotykamy ten numer na stronach firm, organizacji czy też wizytówkach. Program umożliwia pisanie do innych osób. Nasza wiadomość od razu wyświetla się na komputerze naszego rozmówcy. W ten sposób możemy prowadzić rozmowę z kilkoma osobami na raz i jednocześnie wykonywać inne czynności na komputerze.

Jeśli ktoś nie pisze biegle na komputerze i woli rozmawiać w bardziej tradycyjny sposób, może skorzystać z oprogramowania umożliwiającego prowadzenie rozmów telefonicznych za pomocą komputera. Zalecane jest do tego zakupienie słuchawek i mikrofonu. Dzięki takim programom jak Skype (skype.onet.pl ), Gadu-Gadu NAGŁOS (www.naglos.pl ) czy też Tlenofon (www.tlenofon.pl ) możemy rozmawiać za darmo z innymi użytkownikami korzystającymi z tego samego oprogramowania. Po zasileniu swojego konta możliwe jest również dzwonienie na telefony stacjonarne i komórkowe w kraju i za granicą. Rozmowy te są znacznie tańsze niż wykonywane z tradycyjnego telefonu.  

 
Zaawansowana komunikacja

Kolejną usługą dostępną w Internecie to tzw. grupy dyskusyjne. Na stronie groups.google.com/?hl=pl lub groups.yahoo.com (strona nie jest dostępna w języku polskim) możemy założyć swoją własną grupę i zaprosić do niej swoich znajomych, współpracowników czy też kooperantów. Następie wysłanie e-maila przez członka grupy na wspólny adres, automatycznie rozesłana zostanie do każdej zapisanej osoby. Mamy więc pewność, że nasza informacja dotrze do wszystkich zainteresowanych osób. Nie musimy za każdym razem zastanawiać się na jakie adresy e-mailowe musimy wysłać naszą pocztę.

Podstawową formą komunikacji organizacji z otoczenie poprzez Internet jest stworzenie własnej strony www. Do dyspozycji jest wiele rozwiązań różniących się funkcjonalnością i ceną. Jeśli zależy nam na szybkim stworzeniu prostej strony, możemy skorzystać z bezpłatnych szablonów dostępnych na Wirtualnej Polsce (webpark.pl) czy na Onecie (republika.onet.pl).

Bardziej złożoną stronę możemy stworzyć wykorzystując komercyjne programy takie jak Dreamweaver czy też FrontPage. Nie musimy znać języka HTML. Witrynę tworzymy tak jak dokument w edytorze tekstowym. Dostępne są również bezpłatne programy, które w łatwy sposób pomogą w tworzeniu naszej witryny. Jednym z nich jest program Nvu. Można go pobrać ze strony www.nvu.pl. Po utworzeniu projektu musimy go zamieścić na serwerze. Możemy skorzystać z bezpłatnych usług Wirtualnej Polski (webpark.pl ) czy też Onetu (republika.onet.pl). Organizacje pozarządowe mogę również bezpłatnie zamieścić stronę na free.ngo.pl. Zwykle trzeba założyć konto pocztowe, by potem móc zamieścić swoją stronę internetową. Pewną niedogodnoscią jest wysyłanie  reklam na nasz adres przez bezpłatne serwery. Dodatkowo przy otwieraniu naszej strony mogą się pojawiać reklamy naszego providera. Dlatego warto rozważyć zakup własnego pakietu hostingowego. Takie usługi oferują wspomniane wcześniej firmy, jak i www.home.pl, www.nazwa.pl i www.strefa.pl . W pełni profesjonalny pakiet wykupić można już za 122 złotych rocznie. Dodatkowo zyskujemy możliwość rejestracji własnej domeny internetowej, np. www.nazwafirmy.com.pl czy też www.nazwaorganizacji.org.pl.  Zakup domeny umożliwi także zakładanie firmowych adresów e-mail typu Ten adres e-mail jest ukrywany przed spamerami, włącz obsługę JavaScript w przeglądarce, by go zobaczyć czy też Ten adres e-mail jest ukrywany przed spamerami, włącz obsługę JavaScript w przeglądarce, by go zobaczyć W ten sposób adres naszej strony, jak i nasze adresy e-mail zostają ujednolicone i zyskają bardziej profesjonalny wygląd.

Kolejnym rozwiązaniem jest zainstalowanie systemu portalowego czyli systemu zarządzania treścią  (z ang. CMS - Content Management System). Do tego wymagany jest pakiet hostingowy z obsługą PHP i MySQL. Opisane wcześniej, płatne pakiety, oferują tego typu funkcjonalność. Systemy portalowe są trudniejsze w instalacji i konfiguracji. Jednak znacznie prostsze w obsłudze. Możemy stworzyć kilka kont osobom, które po zalogowaniu mogą poprzez stronę www dodawać nowe artykuły, wgrywać zdjęcia i zmieniać układ menu strony. Obsługa jest bardzo prosta i wystarczy podstawowa znajomość posługiwania się przeglądarką internetową. Najpopularniejszymi obecnie systemami portalowymi są Joomla (http://www.joomla.pl/), Mambo (http://www.mambopl.com/), Postnuke (http://www.post-nuke.pl/) i eZ publish (http://ez-publish.pl/). Dodatkowo na stronie http://www.templatki.com możemy znaleźć bezpłatne szaty graficzne do naszej nowej strony.

Warto także pomyśleć o wzbogaceniu swojej strony o moduły umożliwiające komunikację z innymi użytkownikami. Do tego wymagana będzie umiejętność instalowania oprogramowania na naszym serwerze lub pomoc informatyka. Zainstalowanie forum dyskusyjnego umożliwi poznanie opinii odwiedzających naszą stronę osób na różnego rodzaju tematy. Możemy w ten sposób konsultować założenia projektów czy też konkretne rozwiązania związane z realizacją poszczególnych działań. Popularnym i prostym w obsłudze  forum jest phpBB (http://www.phpbb2.pl). Instalacja tego darmowego narzędzia zajmuje 10 minut. Musimy mieć jednak wykupiony pakiet hostingowy z dostępem do PHP i baz danych MySQL.

Promocja

Strona internetowa oprócz pełnienia funkcji komunikacyjnej, jest także prostą i skuteczna formą promocji naszej organizacji. Strona www coraz częściej jest głównym kanałem komunikacji i miejscem inicjowania transakcji. Philip Kotler uważa, iż firma może zaznaczyć swoją obecność w Internecie przynajmniej na siedem sposobów. Może prowadzić przez Internet badania, dostarczać informacje, prowadzić forum dyskusyjne i szkolenie, prowadzić sprzedaż i zakupy w trybie online, umożliwiać wymianę lub aukcje online, a nawet dostarczać nabywcom produkty przez Internet. Niezależnie od tego jaki sposób obecności w sieci wybierzemy, należy zadbać o pewne stałe elementy. Na stronie należy przede wszystkim podać wszelkie dane kontaktowe, wzmacnia to naszą wiarygodność. Musimy pamiętać także o tym, aby strona była aktualna, a informacje na niej zawarte rzetelne i prawdziwe. Ważny jest również czytelny układ menu i łatwość dotarcia do konkretnych informacji. W spełnieniu tych wymagań z całą pewnością pomoże opisany wcześniej system CMS.
Dobra strona www, to dopiero początek. Kolejnym etapem jest wypromowanie naszej witryny. Warto poprosić współpracujące z nami organizacje o zamieszczenie na ich stronie linku do naszej witryny. Wskazane jest także zarejestrowanie naszej strony w popularnych katalogach stron www. W tym celu na stronach http://katalog.onet.pl/dodajstrone/dodaj_adres_katalog.html, http://biznes.szukaj.wp.pl/katalog_szukaj.html, http://katalog.hoga.pl/sprawdz.asp możemy wykupić stosowną usługę. Dostępne są także bezpłatne katalogi http://www.webwweb.pl, http://www.catalog.pl lub http://www.webtree.pl/.
Możemy także za pomocą bezpłatnego programu do grafiki rastrowej Gimp (http://www.gimp.org, wprowadzenie do programu http://www.gimp.signs.pl) stworzyć własny baner reklamowy. Baner taki umieszczony na zaprzyjaźnionych stronach będzie zachęcał do odwiedzenia naszej strony.
Serwis www z pewnością będzie bardziej atrakcyjny, jeśli będzie stwarzał możliwość przejrzenia zdjęć wykonanych podczas realizacji różnego rodzaju przedsięwzięć. Najprostszym rozwiązaniem jest zainstalowanie programu Picasa firmy Google (http://picasa.google.pl/intl/pl/). Aplikacja ta zindeksuje wszystkie znalezione w komputerze zdjęcia. Po założeniu konta online, będziemy mogli w łatwy sposób zamieszczać nasze fotografie w internetowej galerii.
W Internecie dostępne są także programy, które pozwolą nam na przygotowanie materiałów promocyjnych i późniejsze je wydrukowanie. Polski program BusinessCards MX  (http://www.mojosoft.com.pl/) umożliwia tworzenie wizytówek. Do dyspozycji mamy 250 gotowych szablonów. Więcej możliwości daje nam inny program DesignPro (http://www.dobreprogramy.pl/index.php?dz=2&id=1086&t=110), udostępniany bezpłatnie przez wiodącego producenta etykiet. Dowolne projekty wykonamy za pomocą programu Scribus (http://www.dobreprogramy.pl/index.php?dz=2&id=1659&t=32). Mimo, iż nie musimy płacić za jego użytkowanie, stwarza on możliwości składania ulotek, broszur, plakatów, biuletynów czy też folderów.  

Prace biurowe

Komputer świetnie sprawdza się w rożnego rodzaju pracach biurowych. Trudno sobie wyobrazić codzienną pracę bez zainstalowanego pakietu biurowego. Najpopularniejszy jest produkt Microsoftu Office. W zależności od zakupionej wersji możemy korzystać z edytora tekstu Word, arkusza kalkulacyjnego Excel, programu do tworzenia prezentacji PowerPoint, baz danych Access, narzędzia do tworzenia stron Internetowych FrontPage i klienta pocztowego połączonego z kalendarzem Outlook. Pakiet ten jest jednak stosunkowo drogi. Organizacje pozarządowe mogą skorzystać z programu „Microsoft dla non-profit” i zakupić to oprogramowanie za około 6% jego rynkowej wartości (http://www.technologie.org.pl/). Innym rozwiązaniem jest zakup  alternatywnego pakietu biurowego StarOffice (http://www.staroffice.net.pl/) oferowanego przez Sun Microsystems, Inc. Całkowicie za darmo możemy korzystać z programu OpenOffice.org  (http://openoffice.pl/). Pakiet ten mimo, iż jest bezpłatny posiada funkcjonalność zbliżoną do komercyjnych produktów i całkowicie zaspokoi potrzeby większości użytkowników.
W pracy biurowej przydatne są także liczne małe, proste programy. jednym z nich jest Stickers (http://www.zhornsoftware.co.uk/), który pozwala na „naklejanie” żółtych kartek na pulpicie naszego komputera. Przypomina nam w ten sposób o spotkaniach czy też ważnych do wykonania zadaniach.

Księgowość

Organizacje pozarządowe i firmy mogą skorzystać z bezpłatnego oprogramowania do prowadzenia małej księgowości i pełnej księgowości. Tego typu program udostępnia firma LefHand (http://www.lefthand.com.pl/pl/). Jedyną niedogodnością jest konieczność oglądania kilku reklam przy każdym uruchomieniu programu. Oprogramowanie ma jednak pełną funkcjonalność. Na podobnej zasadzie dostępne są także aplikacje do zarządzania relacjami z klientami, zarządzania środkami trwałymi, wystawiania e-faktur i sporządzania list obecności. Dodatkowo oprogramowanie umożliwia pracę na wielu stanowiskach i można je zainstalować zarówno na komputerach z systemem Windows jak i Linux.